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Enplanta | Excelencia y Productividad en Crecimiento

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Septiembre 20, 2017

Es usual que enplanta, en su trabajo a lo largo de estos años, se encuentre con empresas que conviven con problemas (u oportunidades de mejora) sin siquiera percatarse que pueden trabajar sobre ellos. Para estas organizaciones conocer a Kaizen es una verdad reveladora que lleva a que el proceso trascienda una situación coyuntural para cambiar de manera profunda las formas cómo se acercan a sus procesos y, sobre todo, cómo pueden mejorarlos.

Alimentos Santana – Santa Fruta es ese tipo de empresas. Claro, llevaban un control sobre el rendimiento de su materia prima y tenían un gerente a la búsqueda de oportunidades para su empresa sin embargo no habían logrado encontrar una metodología que hiciera conexión con las necesidades del negocio y con el que los operarios de base encontraran un contexto para brindar su experiencia al servicio de la optimización de la producción.

santana02Por doce años esta compañía se ha dedicado a la producción de derivados de frutas como refrescos, néctares y pulpas.  A partir de la transformación de éstas, se ha posicionado en el mercado institucional ofreciendo a diferentes establecimientos bebidas para sus ventas y preparaciones.

No importa si el cliente es pequeño o grande la promesa de valor es la misma: entregar productos naturales, por ello es casi un mandamiento empresarial no utilizar conservantes, saborizante o químicos; allí sólo se le adiciona ácido ascórbico (vitamina C), un elemento con propiedades antioxidantes. 

Una espacio adecuado

Alimentos Santana funciona hoy en una bodega de cuatro pisos en el sector de Guayabal, un espacio diseñado especialmente para la industria alimenticia con las condiciones adecuadas par almacenar, seleccionar, producir y refrigerar la fruta en proceso y los productos finalizados que se distribuyen a los diferentes clientes. Un edificio donde los olores de las frutas que entran y salen se mezclan en un ambiente cómodo en el que laboran cerca de 30 personas, entre administrativos y operativos.

Un call center, cava de almacenamiento, zonas de selección, extracción, despacho y envasado, así como un área administrativa, hacen de éste un sitio perfectamente pensado para el desarrollo de la compañía e incluso deja lugar para posibles ampliaciones proyectadas a futuro. 

santana03Allí reciben cerca de 130 toneladas mensuales de trece frutas diferentes en entregas tres días a la semana: lunes, jueves y viernes. Materia prima que es entregada de manera directa por los cultivadores, o cooperativas intermediarias, provenientes de zonas rurales del oriente y el suroeste antioqueño.

Esta materia prima se selecciona para garantizar la calidad de las que someterán al proceso. De ser necesario se escaldean, procedimiento que requieren algunas frutas y que consiste en sumergirlas en agua caliente con el fin de ablandar la corteza, para después subirlas hasta la tercera planta mediante un malacate en donde se realiza una selección final, se lavan y procesan. 

Por tratarse de un procedimiento primordialmente manual, las normas de higiene son estrictas especialmente en el vestuario de los operarios y el manejo de las canastas, las cuales se cambian en cada descarga con el fin de garantizar inocuidad. La calidad es el fin para entregar buenos productos, eso lo tienen claro en Santana razón por la cual cuentan con procedimientos certificados.

El camino desde la desconfianza hasta los resultados

enplanta llegaría a esta empresa por una recomendación entre gerentes. Rodrigo Diez, representante legal de la compañía, no niega que se acercaría con incredulidad al Programa pues otras propuestas similares no habían llenado las expectativas ni le habían aportado a su proyecto. A pesar de este escepticismo, ante los consejos de un colega, direccionó al jefe de producción para que sondeara la posibilidad de participar en este 2016.

santana04Tras asistir a la Conferencia de Sensibilización las dudas fueron disipadas. Los conceptos descubiertos en esta charla convencerían a la cabeza de la empresa sobre la necesidad de aplicar esta metodología en su planta de producción. De nuevo Sergio Tavera, como jefe de producción, sería el asignado para contactarse con el Centro de Ciencia y Tecnología de Antioquia – CTA para enrolarse en enplanta. Pocos días después les sería asignaría como asesor a Luis Hernando Vásquez.

“La verdad en la empresa no habíamos escuchado de Kaizen y el Mejoramiento Continuo. Sólo teníamos una admiración por el liderazgo de los japoneses con su metodología”, narra Sergio al ser consultado sobre la información previa con la que contaba el equipo antes de embarcarse en este proyecto con enplanta

Con el paso del proceso se han dado cuenta que otras empresas afines, como proveedores o aliados, también han encontrado en enplanta la manera de aplicar una metodología efectiva para la solución de problemas.  

Soluciones para cada problema

A diferencia de otras empresas que apenas inician el proceso de Mejoramiento, en Alimentos Santana sí existían indicadores acerca de rendimiento y ventas dentro de la organización sin embargos algunos no servían o simplemente no se contaban con formatos que permitiera una lectura adecuada. En conclusión, era difícil detectar las causas de los problemas y, por lo tanto, plantear soluciones.

Como suele suceder cuando se busca incrustar esta metodología en una organización fue así como se vincularon voluntariamente personas que estuvieran implicadas en diferentes procedimientos como exprimir, tamizar, sacar el zumo, controlar calidad y operación logística.  La idea también, era aprovechar el gran conocimiento de los procesos de los operarios de planta comprometiéndolos con el uso de las herramientas.

santana05“Los Jugositos”, nombre con el que bautizarían el equipo, se conformaría en junio de 2016 para a partir de ese momento reunirse semanalmente con una gran disciplina y entusiasmo por  lo que hacían.  

Ellos serían formados en la metodología y elaborarían de mano del Especialista enplanta un cronograma de actividades para reconocer las causas del problema seleccionado y la aplicación de las contramedidas. Este equipo sería acompañado de cerca por el gerente de la empresa quien siempre aportó ideas y validó las hechas por el grupo de Mejoramiento.

“La gerencia estuvo totalmente involucrada, siguiendo constantemente el avance del trabajo y participando muchas veces en las reuniones del equipo lo que representó una gran motivación e impulso para el equipo. La delegación y confianza han hecho que haya un gran empoderamiento, liderazgo y motivación”, reconoce el Especialista.

Para los integrantes de la empresa, por su parte, contar con el acompañamiento de Luis Hernando Vásquez ha resultado fundamental debido a su experiencia en empresas como Sofasa les ha aportado una visión analítica de sus procesos.

A partir de esto comenzarían a hacer pesajes y tomas de muestras que comenzarían a despertar nuevas ideas, de alguna manera comenzaron a abrirse la mente que cambiaría la forma de abordar los problemas y relacionarlo directamente con sus soluciones. “Tenían muchos deseos de mejorar, ya tenían puntos donde trabajar y sabía que este proceso sería efectivo”, dice el Especialista enplanta.

Sin embargo el proceso no se quedaría con este grupo, permanentemente se realizó una socialización con el resto de los integrantes de la empresas a quienes desde el comienzo se les expresaría que este es un cambio para la vida, no sólo para la empresa. “Dar este contexto nos permitió no tener resistencia, aunque es normal que alguien tenga un pensamiento diferente todos vimos el dinero que se puede recuperar y encontramos sus beneficios”, dice Sergio Tavera.

Mandarina sería la elegida

Finalmente se escogería el proceso de mandarina por tratarse de la fruta con mayor rotación en el inventario de la compañía. Allí, se detectaría que se estaba desperdiciaba parte del zumo debido al poco aprovechamiento del aceche de la mandarina en sus dos variedades: criolla y oneca.

santana07En total se reciben cerca de 60 toneladas de esta fruta al mes, cifra que puede aumentarse hasta el doble en épocas de cosecha. La mandarina representa el 40 % de las ventas de la empresa, razón por la cual alguna mejora en el rendimiento de esta fruta impactaría de una manera muy significativa los costos de la materia prima.

En los análisis realizados se dieron cuenta que estaban desechando el 5% de la mandarina, porcentaje que podría transformarse para ser aprovechado. Esto significaba que el 2,3 % del total de la producción no generaba ningún rendimiento, una cifra impactante  si tenemos en cuenta su alta rotación.

Hasta entonces estos desperdicios se dirigían a lombricultivos generando pérdidas para los proveedores y para la empresa misma.

Fue entonces cuando se comenzaría a trabajar en la búsqueda de las razones que llevaban a este desperdicio mediante la utilización de los formatos que se aprenderían a trabajar en el proceso de formación de la mano de enplanta.

Inicialmente se consideraría desarrollar subproductos sin embargo no se alcanzaba los resultados. En la búsqueda de las soluciones no se podría afectar la calidad del producto ya posicionado en el mercado, es decir, un jugo sin cerdas de la fruta las cuales son consideradas basura.

santana08De la propuesta de la operaria de la máquina saldría la contramedida a aplicar: realizar un equipo simple de tamizaje que permitiera un mejor aprovechamiento y aumente así el rendimiento de la fruta sin que bote el juego. La solución sería tan simple como contactar al proveedor y explicarle la propuesta para realizar el ajuste en la máquina para exprimir el desperdicio de la mandarina.

sanatan010Paralelo a esto se modificaría el diagrama de flujo del proceso, al mismo tiempo que se capacitaba  a los operarios para que ellos registren los datos de sus puestos. De esta forma cada uno asume su rol y puntualiza las mejoras que pueden hacerse en cuanto al indicador de kilos por horas envasados.

Números que hablan por si solos

El resultado de estas simples contramedidas fue muy positivo, no sólo permitió darle un mejor sabor y cuerpo al jugo de la fruta sino que aumentó el rendimiento de la mandarina. Una inversión de 800 mil pesos que serían “recuperados” en tan sólo una semana.  

santana09Gracias a estos ajustes el rendimiento pasaría de 34,8% hasta alcanzar el 41% en los primeros meses. De esta forma se superaba el 37% propuesta como meta al comienzo del proceso. Y aunque tal vez suenen como pocos puntos porcentuales, el impacto de la mandarina en el total de producción resultaba contundente.

En total se habían recuperado más de cuatro toneladas de producto con un ahorro promedio de aproximadamente 2 millones mensuales, se proyecta desde ya que esta tendencia se mantengan generando un ahorro anual cercano a los 24 millones. Y lo mejor, todavía se pueden realizar algunas de las otras contra medidas descartadas que pueden aumentar en 1% más el rendimiento.

Más que números

Todo el trabajo de enplanta ha servido para que Alimentos Santana vea las cosas de otra forma, saliendo de una labor mecanizada para pensar y analizar. Su jefe de producción lo define como “un proceso que no sólo ha impactado a la empresa en los económico sino en la forma en que las personas trabajan y miran las cosas”.

Luis Hernando Vásquez, Especialista enplanta, reconoce que es difícil encontrar algunas de las características que tiene esta empresa. Por eso destaca el respeto, la amistad y el amor entre los miembros de la empresa, al tiempo que   reconoce el trabajo como líderes de los mandos medios y la dirección, hecho que se expresa en el convencimiento de la metodología por parte del gerente y una mentalidad enfocada en el Mejoramiento y la innovación”.

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Los videos, los juegos y el aprendizaje en el manejo de los formatos han permitido establecer una visión diferente dentro de los operarios, siempre orientados a la medición. Ya se tienen un seguimiento cercano de indicadores  como hora / hombre, kilos por minuto o desempeño en el envasado, más que eso ahora se sabe qué hacer con ellos.

“Personalmente me ha servido para organizar, entender cómo se produce y revisar costos. Ahora podemos parar y evaluar las razones por las que se hacen las cosas”, concluye Sergio Tavera al explicar cómo se ha facilitado su trabajo con jefe de producción.

Los controles de recepción de la fruta ahora son más estrictos para poder detener problemas en los insumos a tiempo.

santana011Ahora se hacen LUPs de los procesos y se aplican las 5S como complemento de las certificaciones en salubridad que se tienen. Como parte de eso se adelanta un trabajo de organización y rotulación en la cava de almacenamiento con el fin de ajustar movimientos y facilitar el trabajo en esta área.  

Rodrigo Diez, el Gerente, no duda en decir que estar enplanta ha sido una gran inversión por lo que ahora considera retornar estos beneficios económicos a sus empleados mediante la creación de un fondo. Todos los colaboradores, incluso los que no están involucrados de manera directa, se han interesado por conocer la razón de los buenos ahorros y siempre consultan la cartelera y el tablero Kaizen.

Desde ya hay muchas ideas aprovechando “el aire” de cosas buenas que trajo este proceso. La motivación del equipo base y el liderazgo de su gerente garantizan la continuidad en el trabajo con nuevas oportunidades de mejora.

Se planea continuar el trabajo. Tal vez en otras frutas como mango o guanabana (siguientes opciones en la matriz de selección), también se considera impactar el área de logística mejorando los tiempos de entrega. La idea es hacer equipos mixtos con integrantes de Los “Jugositos” y nuevos integrantes de la compañía que se vinculen.

El Especialista enplanta augura para este proceso una evolución que permita desarrollar un acompañamiento horizontal en dos años. Todos los integrantes de Alimentos Santana saben ahora que aunque un proceso parezca perfecto siempre hay una oportunidad de mejora.  

Fotografía: César Carvajal / enplanta. Cortesía "Los Jugositos".

A pocos meses de comenzar a aplicar la metodología Kaizen, ya New Colors había logrado resultados a través de una nueva organización de los procesos de trabajo y disposición de desperdicios. La empresa, dedicada a estampados y sublimados textiles, con el acompañamiento de la Especialista enplanta Andrea Yadira Varón adelantó un trabajo juicioso que la llevaría a postularse a las mejores del año en enplanta.  

El equipo Newteams, liderado por la Jefe de Producción Elizabeth Sánchez y la Jefe de Calidad Astrid Arias, contó siempre con el respaldo de las directivas de la compañía  quienes sabían que el mejoramiento continuo sería una forma para detectar los errores e implementar verdaderas soluciones a largo plazo.

Desde el comienzo parecía claro que el problema existente en New Colors era el de los desperdicios, para saberlo no se necesitaba ser ningún experto en estampación pues se observaba en las cifras arrojadas al final de cada mes y en la organización física del propio espacio de trabajo. Esta percepción sería respaldada por los indicativos comprendidos entre marzo y mayo de 2014 los cuales mostraban que las pérdidas generadas por este ítem alcanzaban los tres millones de pesos. 

“Llevo trabajando casi tres años en la empresa y siempre se han evidenciado muchos problemas en el proceso final pero siempre se señalaba a los operarios como culpables lo que generaba muchos cambios en el personal. El Kaizen nos mostró que el error era de todos quienes interveníamos en el proceso”, dice Piedad Bedoya, quien ha acompañado este trabajo de mejoramiento desde el área de costos y control, donde ahora se desempeña.

A partir de detectar estos problemas y de entenderlos como algo que le compete a todos los empleados, se desarrolló un trabajo de información entre los operarios que permitiera evitar que el origen de estos desperdicios fueran errores humanos. Con este concientización como insumo inicial se organizó el trabajo en programación y métodos de trabajo de acuerdo a cada una de las funciones adelantadas por los integrantes de la compañía. En otras palabras, se realizó una reingeniería profunda en la forma de hacer las cosas.

Para Marily Barbely Cano, integrante del equipo Kaizen y encargada de métodos y tiempos, la principal acción emprendida fue la de escuchar a los operarios lo que permitió descubrir muchas situaciones que desde la visión de un coordinador o jefe de producción eran imposibles de detectar. Como resultado de este acercamiento se desglosaron todas las actividades relacionadas a cada puesto de trabajo y así solucionar sus problemas, al mismo tiempo que se generaba una interiorización de los errores y de las acciones para corregirlos.

Como suele suceder en las empresas que tienen problemas de organización que impactan directamente en sus procesos, el trabajo de 5S (al menos de las primeras 3: orden, limpieza y utilización) resultó fundamental para establecer un ambiente propicio para el trabajo y la implementación de medidas más profundas. Con este trabajo de priorización y limpieza se logró reducir la contaminación visual en un 50 porciento, indicador resultante tras haber eliminado los papeles puestos en lugares inapropiados, establecimiento de una demarcación y en general organizar insumos, inventario en proceso y productos terminados para su despacho.

Con un entorno acorde para el trabajo de producción, se emprendieron acciones que impactaran de forma directa en la medición del trabajo. Fue en este momento cuando se establecieron procedimientos e indicadores útiles para tomar decisiones más realistas y sustentadas.  

Para el tercer mes la meta de cuatro porciento trazada por el equipo para reducir sobrantes se había superado con creces estableciéndose en un 2.5 porciento.  Al mismo tiempo se redujeron los costos generados por estos desperdicios de manera dramática pues de los 2.074.000 que se presentaba en promedio durante el primer semestre, para el segundo ya se encontraba en apenas 288.350.

Marily Barbely Cano ratifica que para alcanzar estos resultados fue fundamental el apoyo de las directivas. En New Colors la gerente asiste a las reuniones semanales y en las cuales llegan a hacer presencia hasta diez personas de diferentes áreas de la empresa, al mismo tiempo que  recibe informes de desperdicio y calidad establecidos para realizar un seguimiento cercano a las medidas de mejoramiento implementadas y plantear las que se requieran.

 “La diferencia es enorme pues antes no solucionábamos los problemas”, con esta frase Piedad Bedoya resume el cambio generado en estos meses al interior de New Colors. Y aunque los resultados son más que positivos lo más importante es la motivación que hoy tienen los operarios pues se sienten participes de lo procesos, esto ha generado mayor estabilidad en el personal y han hecho que la empresa sea hoy un proyecto de vida común entre todos los empleados.

Ya se ha conformado un nuevo equipo Kaizen en el área de estampación y  tiempo se mejoran las metas impuestas al equipo que ha desarrollado su labor de la mano de enplanta. El trabajo en equipo se ha fortalecido llevando a que se trabaje por un ideal común, esto seguramente llevará a que la empresa sea más competitiva y que las personas aumenten su calidad de vida.

Si quiere escuchar la experiencia de esta empresa visite en nuestro canal de Youtube el video del Café Productivo al que fueorn invitados. 

Publicado: Diciembre 20 de 2014.

Publicado en Noticias enplanta

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