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Enplanta | Excelencia y Productividad en Crecimiento

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Septiembre 20, 2017

Cálculo y Construcciones lleva en el mercado más de veinte años, tiempo en el que ha  estado a la vanguardia del sector en el departamento y el país. Hoy su trabajo se dirige a trabajar con obra pública, especialmente en el desarrollo de viviendas de interés prioritario e interés social, un sector que exige eficiencia y pocas veces perdona los errores.

Con esa imagen de contratista consolidado trabaja en su interior fortaleciendo procesos y capacidades proyectando el negocio hacia nuevos campos, como el inmobiliario. Una decisión que se ha visto fortalecida desde el 2003,año cuando comenzaría un trabajo para buscar mejorar sus procesos como el camino para la certificación ISO pero que, a partir de ésta,  se ha comprometido como un lineamiento gerencial en constante evolución.

enplanta, una propuesta oportuna

En este terreno propicio, enplanta sembraría su semilla en 2015. De alguna manera aprovechando la oportunidad de una organización que se sentía estancada y que evidenciaría falencias. Para ese primer año de trabajo con el Programa se buscó cumplir los cronogramas, tema al que se llegaría tras una decisión unánime debido a su impacto y urgencia.

calculo02En aquél momento se tomaron datos de las últimos proyectos ejecutadas desde finales del 2012 hasta la fecha mostrando un cumplimiento promedio de 94%. Con la medidas implementadas se alcanzaría un resultado total en el seguimiento de tiempos, generando grandes ahorros de dinero en el proyecto del Distrito Térmico La Alpujarra de las Empresas Públicas de Medellín gracias al establecimiento de un ingeniero responsable y un comité semanal primario, desarrollar flujos de proceso, implementar Lecciones de Un Punto y estandarización de actuaciones.

Gracias a este trabajo, en Cálculo y Construcciones pudieron comenzar a proyectar los plazos de ejecución mejorando el ambiente entre los diferentes actores del proceso y garantizando tiempos de entrega a sus clientes. “La gerencia quedó muy satisfecha, contenta y complacida con los resultados del equipo Kaizen”, dice Carlos Díaz, Especialista enplanta que acompañaría a la empresa en este primer año, al mismo tiempo que destaca el impacto que éstos tuvieron en una obra civil de la envergadura que es ejemplo para la empresa y el gremio.

calculo03Al finalizar el primer año, este equipo se disolvería. Su misión se había alcanzado con una concientización del área de compras y a los directores. Ángela Hoyos, gerente e integrante de este grupo pionero, reconoce que “evidenciaron las dificultades que tenía la empresa frente a la entrega de los proyectos. Fue así cómo se logró organizar la cosas para hacerle un seguimiento estricto de la programación, lo que generaría cambio en el control de obra.”

Como parte de esta reorganización se dividieron procesos y se estableció una coordinación de calidad en cabeza de Víctor Montoya, quien lidera el equipo Kaizen actual. Aunque para este nuevo año no queda ningún integrante anterior, todo hace parte de un proceso llevado a cabo de manera premeditada. En el primer ciclo las cabezas de la organización se “empaparían” de la metodología para proceder en este 2016 a trabajar sobre la base misma de un proceso.

Volver a comenzar sobre lo construido

Ahora cuentan con este equipo únicamente, bajo el nombre C y C (por Cálculo y Concreto, el cual heredaron de su predecesor).El plan es convertir esta filosofía en un fundamento de esta empresa, que actualmente cuenta con cerca de 200 colaboradores, para ello esperan tener varios grupos trabajando en un mediano plazo.

calculo04En la selección de los integrantes del equipo Kaizen participaría directamente la gerencia quien de la mano de la dirección de calidad buscaría los perfiles que llevaran a atacar problemáticas claves para la compañía buscando soluciones transversales mediante vinculación de personas con características multidisciplinarias: licitaciones, presupuesto, programación, ingeniería y calidad. A cada una de las personas propuestas se le planteo su participación,   encontrando desde el comienzo gran aceptación. Sus ganas de aprender, participación, proactividad y unión han sido características.

“En realidad habíamos escuchado de Kaizen algo del año pasado pero muy lejano sin embargo en éste, desde el momento del taller de formación, nos dimos cuenta de había muchas oportunidades de y soluciones para mejorar”, expresa Ricardo Gómez, uno de los integrantes y encargado de las licitaciones en la organización.

Estefanía Marín y María Camila Marín son las encargadas de los presupuestos, razón por la cual fueron convocadas a participar del proceso. Estefanía reconoce que aunque en el taller de formación no entendía nada al comienzo, poco a poco fue sorprendiéndose como los tornillos (juego utilizado para explicar la metodología) le mostraron que existía la necesidad de revisar su proceso y encontrar las fallas. Desde ese momento comenzaron a aparecer las nuevas oportunidades de mejoras. 

Este año Uber Alexis Mesa acompaña el programa Kaizen. Con él se reúnen semanalmente y el Especialista enplanta se encuentra siempre dispuesto a resolver dudas e incluso ofrecer capacitaciones extras al resto del cuerpo de colaboradores.Él, por su parte, no duda en reconocer en el equipo sus ganas por salir de la zona de confort dejando a un lado las excusas que han hecho carrera en el sector alrededor del tema de los retrasos. “Buscamos que las personas que integraran el equipo fueran gente joven, sin contaminaciones, inquietos, dinámicos y que desearan salir de esta comodidad”, sentencia el Especialista.

Demoras que resultan costosas

foto05Al acerarse a los diferentes problemas mediante una lluvia de ideas detectarían diferentes temas, sin embargo de inmediato resulto lógico que los retrasos en obra de nuevo parecían complicar el devenir de la empresa. Éstos estaban generando un alto impacto en costos, tiempo y reputación; razones de sobra para comenzar a trabajar sobre el complejo pero necesario tópico. “Es un tema complicado pero siempre estuvimos dispuestos a afrontarlo”, sentencia sin dudarlo el líder del equipo Víctor Montoya.

Los retrasos son un dolor de cabeza para el sector de la construcción, ellos generan gastos administrativos, sanciones y multas. Incluso muchas veces terminan por involucrar a la empresa en dispendiosos procesos de reclamaciones que la alejan de su razón de ser. En definitiva, problemas que afectan la trayectoria y credibilidad construida a lo largo de los años, al mismo tiempo que reducen la rentabilidad de los proyectos. 

Escogerían dos obras que presentaban complicaciones en tiempos: la construcción de la casa de la cultura de San Antonio de Prado y la ampliación de una vía en Guayabal. De éstas se tomarían los retrasos semanales tomando como referencia los indicadores que la empresa ya manejaba para sus proyectos. Melisa Mira, ingeniera de obre y también integrante del equipo, describe esa etapa de búsqueda: “Nos tomamos la tarea de hablar y observar en cada obra. Vimos, entonces, fallas que van generando retrasos: la planeación, el material, el personal y los errores de diseño”.

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foto06Con estas observaciones y la utilización de herramientas de priorización se focalizaron las áreas o procesos que aumentaban las demoras, se buscaba  reducirlas de 2.44 % al 1.45 %.

Juan Camilo Blandón es el coordinador de Programación, fue él quien tomaría los datos para encontrar causas reales arrojando que las hay de carácter interno y externo. Sobre las primeras, como la entrega de materiales y el orden de herramientas, se trabajaría arduamente; sin embargo para las razones ajenas a Cálculo y Construcciones, espacialmente las relacionadas con el diseño, poco o nada se podría actuar.

De acuerdo al Especialista enplanta Uber Alexis Mesa, el tema adelantado en este año continuaba en la línea del seleccionado en 2015, sin embargo se buscó una obra típica con el fin de generar dinámicas replicables en nuevos proyectos e aquí en adelante. El Distrito Térmico La Alpujarra tiene elementos excepcionales). Esto daría una nueva perspectiva pues en un comienzo desde la gerencia se pensaba que las fallas se encontraban únicamente en la planeación, esto abriría discusiones internas que tras los análisis soportaría la evolución del desarrollo de Kaizen.

En tan sólo tres meses de aplicar las medidas se alcanzaría la meta llevando al máximo de atraso posible a la obra en su programación, resultados que se han repetido mes a mes llegando incluso, entre julio y agosto, a lograr avances sobre lo programado.

calculo08Para lograr estas mejores se iniciaría aplicando la metodología de las 5S en todas las obras. Un proceso en el que colaboran los Ingenieros Ambientales de cada proyecto y que de inmediato ha sido exitoso gracias a intensas jornadas de capacitación y sensibilización que han aumentado su aceptación. “Queremos formar una cultura de devolver la herramienta que es y ubicar las cosas donde deben estar”, enfatiza Víctor.

“Talento Humano y Compras pronto se involucraran en el proyecto de las 5S lo que permitió que diferentes áreas de la empresa conocieran el proyecto”, recuerda por su lado el Especialista enplanta.

Los ingenieros hoy estudian los proyectos para optimizar labores, acciones que soporta un comité de obra interno y un estricto seguimiento de indicadores que se registra. Al final, se pretende generar controles de presupuestos a partir de estándares.

Y aunque son conscientes que cada obra es una historia diferente, la idea es que a partir de la documentación se pueda crear un instructivo de procedimientos y memorias que sirvan como antecedentes para nuevos proyectos. Esto ayudará a disminuir retrasos pero, sobre todo, permitirá tener un seguimiento de los incumplimientos y no darse cuenta hasta el final del proceso.

Uber Alexis Mesa resume el proceso de la siguiente manera: “Las obras civiles son complejas de estandarizar pues cada una es un mundo. Sin embargo, en todo proceso productivo o servicio siempre se puede materializar el ciclo PHVA. No fue fácil convencer al equipo de esto pero se logró, incluso aprendieron a hacer metodología de riesgos con la herramienta AMEF a partir de errores históricos y así estar preparados para proyectos con características similares, es decir, aprender de la experiencia”.

Corto tiempo, grandes planes

calculo09Para C y C el apoyo de enplanta ha resultado fundamental pues les ha permitido fortalecer conocimiento, desarrollar metodologías y utilizar herramientas, especialmente la de las 5S cuya implementación ha sido de gran impacto en la organización. También se realiza una inducción a subcontratistas en el tema. Para Melisa Mira ha sido una sorpresa que la metodología Kaizen sea aplicable y le entregue un método para solución aplicable incluso para la vida diaria.

Saben que el tiempo es corto por eso aun reconocen que hay cosas por ajustar que garantizará que las mejoras permanezcan y no dependan de las personas. 

Para el Especialista asesor “Cálculo y Construcciones debe dirigirse a Kaizen más específicos y puntuales (abastecimientos, inventarios, selección de personal), que aporten de manera encaminada el objetivo magno que es entregar obras a tiempo y con calidad.”

Víctor Montoya, desde su cargo en el área de calidad, trabaja diariamente por replicar y profundizar el mensaje. Él sabe que desde la gerencia se tiene el propósito de tener procesos ágiles pero, sobre todo, en volver Kaizen una cultura.

Fotografía César Carvajal / enplanta. Cortesía Cálculo y Construcciones.

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