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Septiembre 20, 2017

Triángulo Ingeniería: Nuevas estructuras que cambian empresas

“Esta casa es como el Triángulo de las Bermudas”, decía frecuentemente Giovanny Sepúlveda a sus compañeros de estudio de Ingeniería Civil en EAFIT acerca de la casa en el barrio Laureles donde se reunían a realizar sus proyectos y en la que misteriosamente se perdían los elementos entre el desorden y era imposible que “entrara” la señal de los teléfonos celulares. Un chiste que años después, al momento de crear su propia empresa, le facilitaría la elección de un nombre.

Giovanny es el fundador, propietario, gerente y, en definitiva, el líder de cada uno de los proyectos que Triángulo Ingeniería adelanta en diferentes sitios de la geografía nacional. Un anhelo que tenía desde que estaba en la universidad, época en la que ya empezaría a prestarle una mayor atención a la ingeniería estructural sobre otras ramas que ofrece la profesión.

Sin embargo sabía que para tener su propio proyecto debería recoger una experiencia y un nombre que minizara sus opciones de fracasar. Así, paralelo a sus últimos años de estudio, estaría vinculado a la empresa Ingevías en trabajo de obra, lo que le daría una mayor experiencia en campo y transversalidad en el conocimiento.

En 2003, al terminar su carrera universitaria, Giovanny no tendría dudas en la especialización que debía hacer: Estructuras. Fue por aquellos años en los que también comenzaría a trabajar los temas de calidad, otro aspecto que marcaría su manera de entender la profesión y el negocio.

Mientras se hacia su espacio en el difícil y competido mundo de la ingeniería antioqueña, trabajando por lapsos cortos en dos empresas, comenzaron a llamarlo para hacer proyectos independientes pequeños que le probaron que tal vez su sueño de tener la propia empresa no estaba tan lejos de hacerse realidad.

Tras no concretar nada con aquellos amigos del “Triángulo de las Bermudas”, Giovanny Sepúlveda decidiría arriesgarse para emprender su propio proyecto independiente tan sólo con su conocimiento y la convicción de poderlo hacer por sus propios medios. En esta primera etapa conseguiría a un estudiante que le ayudara en esos primeros trabajos: la biblioteca del ITM y unos diseños para el proyecto urbano de la Comuna 13 del EDU.

Una empresa por y para la calidad

Era el año 2007 y aún seguía trabajando  a modo personal, el nombre de Triángulo tan sólo aparecería un año (en Julio de 2008) después cuando decidió establecerse de manera formal. Dada su experiencia en calidad, desde el comienzo tuvo claro que debía desarrollar algo estructurado, en donde este tema fuera fundamental pues su sabía que era más simple su implementación cuando las empresas se encuentran pequeñas previas a su crecimiento.

Triángulo Ingeniería S.A.S comenzó con cuatro personas y desde ese momento ha sido un crecimiento constante que ha llevado a posicionarla como una de las empresas más importantes del país el ramo. Casas campestres, edificaciones, infraestructura física pública para las ciudades y estaciones de servicios hablan de esta experiencia. En este último rubro pueden contarse más de 300 diseños realizados para las compañías Texaco y Terpel.

Actualmente la empresa está constituida por 16 personas: cuatro ingenieros estructurales, dos ingenieros civiles, dos practicantes, cinco delineantes y tres personas en el área administrativa. Siguen trabajando con el sector público y privado a través de licitaciones o contratación directa, en cada uno de los procesos la calidad sigue siendo un concepto fundamental.

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Tal vez por esta obsesión por mejorar y el reconocimiento de sus falencias en temas administrativos, Giovanny siempre ha estado pendiente de las convocatorias de la Cámara de Comercio o la Alcaldía de Medellín que lo llevaran a mejorar en temas como el manejo de personal, clima laboral, mercadeo, en fin lo que pudiera servirle y complementarlo.

Cultura e”, “Más mercados más negocios” e incluso una misión a República Dominicana, hacen parte del recorrido que ha hecho Triángulo Ingeniería para fortalecer su organización. En este camino se “atravesaría” un correo electrónico de enplanta al que no dudaron el responder, como lo había hecho con los otros programas.

“Había escuchado el mejoramiento continuo, como muchas otras metodologías que se relacionaban con calidad. En calidad manejamos el ciclo PHVA, Kaizen también lo hace entonces no era tan ajeno a nuestras necesidades”, explica Giovanny al justificar su decisión de vincularse al Programa.

Un proyecto: la empresa   

Cada trabajo que se realiza en el diseño estructural es un mundo, esto exige que la empresa se encuentre en constante cambio con el fin de atender adecuadamente los requerimientos de cada proyecto. Las necesidades de los clientes son acompañadas y llevadas a planos y asesorías directas que buscan evitar las  malas interpretaciones, una forma de trabajar en la que se realizaba un orden dirigido al proyecto más que a la estructura organizacional.

María Victoria Vélez, Especialista enplanta, desde el principio comenzaría a trabajar en ese aspecto: generar una organización que fuera más allá de los proyectos y las personas, más bien, que soportara su trabajo y necesidades específicas. Esto, de entrada, representó una reinterpretación de la forma como se hacían las cosas en Triángulo.

Gracias a la utilización de herramientas de la utilización de Diagrama de Pareto se llegaron a las principales razones que generaban problemas en la forma como se enfrentaban los procesos. Un hecho que evidenció muchos más cuando se pusieron al luz del diagnóstico realizado mediante El Diagrama de Causa y Efecto, 5W + H y los Cinco porqués.

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triangulo05“Detectamos que nosotros, aunque trabajamos por proyectos, la empresa no funcionaba por ellos”, reconoce Giovanny Sepúlveda al definir el principal hallazgo que los llevara a trabajar el tema escogido. Kaizen nos modificaría ese pensamiento. A decir, verdad se tenía un cumplimiento satisfactorio del 80%,  sin embargo se sabía que se podía superar esta cifra para ser más afectivos de cara a los clientes.

La programación es determinante dentro del proceso de la empresa ya que su incumplimiento generaba sobrecostos no considerados al momento de cotizar y genera incumplimientos que afecta negativamente la imagen de la compañía de cara a los clientes.

triangulo03Había, entonces,  que cambiar el proceso de manera global por eso se integraría el equipo Kaizen con personajes en etapas claves el mismo: Giovanny Sepúlveda como gerente, Rodrigo Argumedo como ingeniero que recibe los requerimientos iníciales del cliente y elabora cotizaciones, Laura Escobar como encargada de la calidad en el área técnica (remplazada efectivamente por Julián Bermúdez durante su licencia de maternidad), Juan Esteban Marín como coordinar de dibujo y filtro principal entre los ingenieros y el área de diseño, Jhimer Trujillo especialista en concretos y Jonathan Garcés, con vasta experiencia en el manejo de estructuras metálicas. Ellos conformarían el equipo Kaizen Q+B=T

 

Paso a paso 

triangulo07Las contramedidas implementadas comenzarían con una organización física. Fue así como espacios como la gerencia, las salas de reuniones y espacios de diseño fueron sometidos a un proceso de limpieza y orden que llevara a hacerlos más funcionales y en las que se pudiera priorizar el acceso a documentos e información relevante. Paralelo a esto se comenzaron a realizar unas charlas de capacitación y sensibilización para todos los colaboradores, buscando en que se convirtieran en aliados a la hora de implementar las mejoras de fondo, es decir, las que se relacionaban con el trabajo de manera directa: programación, responsabilidades y formatos.

La programación semanal por metas en la que cada uno priorizaba sus trabajo se transformaría por una dinámica en la que las responsabilidades individuales se sustentan en un trabajo en equipo. Ahora se nombra un ingeniero responsable de cada proyecto quien se hace responsable dentro de la programación particular del mismo. Se planea, no se apagan incendios.

Los cambios eran radicales pero en Triángulo, convencidos por la convicción con las que su Especialista enplanta les señalaba los pasos, no tenían dudas en implementarlos.

Ahora las personas se comprometen con los proyectos y, sobre todo, se le ha dado un respiro al gerente quien antes estaba al frente de toda la programación, razón por la cual ésta no funcionaba por momentos, se perdía foco el trabajo del gerente o se perdía tiempo solucionando “emergencias”.

Se han establecido pasos claros para cada proyecto, los cuales se relacionan con unos documentos establecidos. Primero que todo se establece contacto enviándole al cliente una oferta mercantil, la cual se explica en una llamada de soporte que no deje dudas alrededor yendo más allá del precio para especificar plazos y especificaciones. Posteriormente se genera una orden de servicio que sirve para formalizar el proceso, la firma de la misma por parte del cliente tiene la significación del aprobado.

triangulo08Cuando un trabajo ingresa a la empresa, el ingeniero encargado recibe toda la información de la propuesta y una hoja de vida proyecto en la que se consignan los datos básicos (qué se hace, quién es el cliente, cuándo y cómo es la entrega). Este último formato fue ajustado mediante la modificación de sus datos para que resultara más claro y completo. También se adicionaron otros que permitían un seguimiento del proceso y una correcta evaluación (como el de satisfacción de cliente, por ejemplo).

Para facilitar el uso de los formatos por parte de todos los integrantes de la compañía e incluso los nuevos que ingreses a la misma, se desarrollaron Lecciones de Un Punto (LUPs) en el que se especifica la forma en la que se deben diligenciar los documentos. Esta herramienta de estandarización también se implementó para especificar cómo se deben adelantar ciertos procedimientos como el comité técnico, notificar reprocesos, organización de puesto de trabajo o la programación de proyecto.

Seguimiento es la clave

Semanalmente se realiza un estado del proyecto, una reunión de cada coordinador con el gerente en la cual se informan los avances o dificultades encontradas. Una forma más práctica, ya que las reuniones generales que se tenían todos los lunes duraban hasta cuatro horas y no se llegaban a definiciones.  

Cada proyecto tiene una lista de chequeo de norma, de diseño estructural y otra de carácter más detallado. Con estos tres formando se garantiza que se cumpla con los estándares de calidad necesarios para cada trabajo y se respondan a las expectativas del cliente consignadas en la orden de servicio y la hoja de vida.

El seguimiento de todos los proyectos se plasma en un tablero que se encuentra en medio de la oficina, es decir, donde todos pueden ver y analizarlo. La relación con  el cliente es fluida, todos pueden hacerlo a través del conocimiento del coordinador de proyecto.

De acuerdo al tráfico de ahora se realiza una programación de los proyectos y una general, las cuales deben relacionarse de acuerdo a las prioridades y disponibilidad del equipo de trabajo. La asesoría a las necesidades del cliente es un proceso constante mediante reuniones periódicas, un proceso que hace todo el equipo pero siempre bajo el conocimiento del coordinador y la supervisión técnica de la gerencia.

triangulo011Los tiempos del personal técnico involucrado en los proyectos se miden a través de un software que facilita evaluar durante la ejecución el costo real de la mano de obra utilizada de manera cuantitativa.

Al finalizar se realiza una validación para entregar el material de diseño final. Allí termina la etapa con relación con el cliente, sin embargo se descubrió que la retroalimentación era importante razón por actual se realizan reuniones todos los miércoles en la cual se comparten los aprendizajes que ha dejado cada proyecto, un espacio para discutir sobre eventos reales descubiertos en el día a día de la empresa.

Resultados y una nueva forma de pensar

Con la aplicación de las contramedidas y la nueva estructura de trabajo se alcanzaría un 91% del cumplimiento con los plazos establecidos para los proyectos. Una cifra que, aunque superior al 87% propuesto como meta, aún puede mejorarse si se disminuye el efecto de los retrasos resultante por la falta de entrega de insumos u otras razones relacionadas con el cliente. Al llevarse estas mejoras a un ahorro económico la cifra supera los cien millones de pesos anuales.

“Si, seguramente es importante ahorrar dinero sin embargo en Triángulo vemos nuestro cambio como una nueva forma de pensar la empresa, una en la que se optimizan los recursos, se trabaja con mayor tranquilidad, compromiso y sentido de pertenencia”, señala el gerente Giovanny Sepúlveda con absoluta seguridad. Y es que Kaizen llegó en un momento perfecto de crecimiento en el que la reestructuración pereció un proceso orgánico y natural.

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El equipo de trabajo hoy tiene un mayor sentido de pertenencia por la empresa, hecho que se ha conseguido gracias al conocimiento de los procesos lo que ha llevado ha entender que cada cosa que hacen beneficiará su trabajo. Los coordinadores de proyectos hoy se empoderan de cada una de las etapas pues se reconocen como responsables ante unos clientes.

Jonathan Garcés, integrante del equipo Kaizen, reconoce que la empresa necesitaba de la metodología. Hoy, no tiene dudas que con seguir un paso a paso simple y claro se puede alcanzar una mayor organización y lograr grandes resultados en poco tiempo.

triuangulo013Giovanny sabe que este mejoramiento ha sido una puerta que se ha abierto. “El conocimiento genera angustia pues ya nos dimos cuenta de la importancia de la planificación”, reconoce con la emoción que antecede a buenas cosas por venir mientras  define todo el proceso como un cambio de orientación de una compañía al hacer para enfocarse en el planear.

El grupo de trabajo parece estar dispuesto a enfrentar los nuevos retos. Ahora, Triangulo Ingeniería es en una empresa en constante construcción y evolución en donde todo se puede modificar siempre y cuando traiga beneficios para la compañía.

Aunque el equipo Kaizen sigue trabajando no se descarta para el 2016 establecer un nuevo grupo de trabajo en el área administrativa. Siempre con la premisa de antes de hacer pensar, de antes de proceder siempre pensar cómo se puede planear.

Fotografía César Carvajal / enplanta. Equipo Kaizen Q+B=T de Triángulo Ingeniería

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