Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

+57 4 444 28 72

Enplanta | Excelencia y Productividad en Crecimiento

Logo CTA 01logoSDE2016

Septiembre 20, 2017

Papelcard: Motivación e innovación, fuente de todo lo bueno

Papelcard S.A.S. es una empresa con 107 empleados fundada en el municipio de Sabaneta (Antioquia) desde hace 27 años, originalmente dedicada a la comercialización de papeles finos y algunos exclusivos, nacionales e importados. Desde hace aproximadamente diez años, como resultado de proveer muestras del comportamiento de los papeles, es decir, del uso y la durabilidad de los materiales, empezaron a experimentar con la producción de piezas únicas que poco a poco fueron rentables y dejaban satisfechos a los clientes. Así es como iniciaron su dedicación al material publicitario en papel y otros sustratos, como una segunda línea de negocio que hoy es el 50% de la empresa, alcanzado por su capacidad de ventas y satisfacción al cliente. “Esta línea es la que tiene mayores posibilidades de crecimiento, donde hay mucho por hacer, pues el Área Comercial ya es estable por su tradición y el conocimiento que tenemos de ella; enplanta nos interesó porque en el Área de Producción hay mucho por hacer y queremos ese apoyo”, afirma Patricia Muñoz, Jefe de Compras.

Manuel Tiberio Correa Vallejo es el dueño y gerente de Papelcard, un administrador de empresas que vive como un emprendedor permanente convencido de que la innovación es una necesidad y no un lujo. Inició su empresa con ventas de mostrador de papeles y artículos escolares y de oficina, y la concibió como una familia en la que todos sus integrantes deben participar para mantener el compromiso individual y colectivo con la labor, y sentirse satisfechos. Sobra decir que son múltiples las acciones realizadas para conseguirlo, lo cual los ubica como líderes en el mercado e importantes comercializadores a nivel nacional. Este es un resumen de la significativa historia que vivieron durante el acompañamiento del programa enplanta, dentro del cual fueron reconocidos con una de las diez mejores empresas del año 2013, gracias a la representación que de ella hizo su equipo Kaizen Retadores.

Dedicación de tiempo para la innovación, tiempo para enplanta

La innovación está implícita en el día a día de cada uno de los integrantes de Papelcard. El primer abanderado fue su Gerente, quien cuando decidió crear el Área de Producción como nueva línea de negocio, hizo movimientos tan importantes como organizar una planta de producción en el espacio que era sólo una bodega del material que comercializaban, comprar maquinaria y apostarle a los ensayos de productos; postular y apoyar a su Jefe de Compras para que fuera becaria de una misión de estudios sobre Kaizen en Japón, con la mediación de la Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA); e instituir un grupo u oficina permanente en la empresa, denominado Investigación y Desarrollo. Es justamente dentro de este grupo, cuyo jefe es Marco Aurelio Ramírez, que se gestó el segundo equipo Kaizen de Papelcard: Soluciones creativas.

“Queremos lograr lo máximo, productos nuevos y diferenciadores o hacer los tradicionales de mejor manera, con mayor velocidad y mayor calidad”, explica Marco Aurelio. Adaptaron un equipo para conseguir la elaboración de platos de cartón especiales para fiestas, y trabajan en hacer más eficientes tres máquinas de laminado. Para ello, diariamente toman y revisan datos sobre el rendimiento de las máquinas, con el fin de que para las veinte que tienen, sea el mismo y el máximo.

En esta empresa la premisa de no dejar pasar un solo día sin haber aprendido, es  tangible. Con tal adelanto, enplanta les ayudó a ahorrar tiempos que de inmediato dedicaron a la innovación (más del que ya dedicaban) para el desarrollo de nuevos y mejores productos en la planta, es decir, crear, probar, sin la necesidad de terceros. Como consecuencia, han logrado innovar controlando totalmente sus procesos, es decir, sin acudir a terceros, y con ello, generando empleo, cumpliéndole sin falta a los clientes y ganar más al no tener que contratar externos.

 
palecard2“Cuando yo llegué de Japón sentía un compromiso conmigo y con la empresa, porque eso fue un regalo. Papelcard para mí es una familia porque yo he crecido con la empresa. Pensé que lo primero que había que hacer era sensibilizar y me puse en manos de Dios. No podíamos tener como pretexto que estábamos muy ocupados, porque siempre estamos muy ocupados, pero había que abrirle el huequito al Kaizen. Hacía mucho rato que no hacíamos capacitaciones en Papelcard. Todos trabajábamos muy bien, nos sentíamos bien, cumplíamos con nuestra responsabilidad, las reuniones se enfocaban en la planeación de la producción y de ventas. Planeamos el primer miércoles de cada mes a las siete de la mañana en una reunión de mejoramiento continuo. Cuando llegó enplanta, sentí que me había llegado el aliado celestial para que el programa de Kaizen tome la metodología y empiece a mostrar resultados”, explica Patricia Muñoz.  “Cuando el alumno estaba listo el maestro llega. Eso fue lo que pasó en Papelcard con enplanta. Patricia había venido con un proceso de sensibilización muy grande, y cuando lo estaba terminando, llegó enplanta a formarnos en el proyecto que realizamos”, complementa Juan Carlos Escobar, Jefe de Producción.

El acercamiento al mejoramiento continuo inició cuando todas las áreas de la empresa se reunieron una frecuencia determinada a escuchar y hablar sobre el asunto. “Necesitábamos que todo el mundo se comprometiera, y entonces realizamos unas reuniones de sensibilización frente al cambio y al mejoramiento. Hoy todo el  mundo aquí sabe qué es trabajar en equipo, qué es Kaizen, qué es 5s. Todos”, explica Patricia.

Un proceso paso a paso

Aunque Papelcard fue un terreno abonado para enplanta, saben que falta mucho por hacer en producción, pues la empresa cambiado mucho en los últimos tres años: de comercializadora a una mezcla de agencia de publicidad, litografía y papelería. Por todo lo anterior, y con la ayuda de su especialista enplanta María Fernanda Mora, a quien aprecian altamente, seleccionaron trabajar en el problema u oportunidad de mejora “altos tiempos de desplazamiento”, una muda (desperdicio, en japonés) generalmente desapercibida, pero impactante en la productividad de cualquier empresa. “Actualmente el tiempo promedio de la elaboración de una pieza elaborada en Teslin + PET es de 1,76 minutos por unidad, de este tiempo la mayoría es improductivo ya que, entre otros factores, se tienen que realizar desplazamientos innecesarios y existen altos tiempos de espera entre procesos”, expusieron en su Ficha Resumen Kaizen.

papelcard4 “Actualmente el recorrido promedio de una orden de producción (entendiéndola como el método usado para analizar el tiempo y los recursos que consume la elaboración de un producto terminado en la empresa) es de 426 metros desde el área administrativa hasta que sale hacia el cliente y de 339.5 metros solo dentro de la planta de producción”, refirió el equipo Kaizen sobre la magnitud del problema arriba mencionado. Así, tras usar las herramientas "Espina de Pescado" y 5 por qués, se propusieron reducir el tiempo de producción de 1,76 minutos a 0,9 minutos por pieza de teslin. El teslin es actualmente el material estrella en la producción de Papelcard. Es el único sustrato sintético que se imprime y se fabrica igual que el papel, y es durable como la película plástica; haciéndolo a su vez flexible, impermeable y resistente al rasgado, y es reciclable y biodegradable. Por ello le apuestan a aprovecharlo mejor en favor de la empresa y de los clientes.

 Así, diseñaron seis contramedidas, que tomaron la forma de microproyectos liderados por un “retador” a la vez:

  1.  Insumos a la mano / Taller de herramientas, para reducir los desplazamientos innecesarios.
  2. Conversiones preestablecidas, para reducir los tiempos en la elaboración de la orden de producción y pedidos.
  3. Papelcard Express, para reducir los tiempos de la elaboración de carnets.
  4. Semillitas verdes, para el control de residuos y planes de reciclaje.
  5. Redistribución de planta, para reducir el exceso de desplazamientos de una pieza en el proceso productivo.
  6. Análisis del consumo de energía, para reducir costos de energía no utilizada.

Cada microproyecto tiene una carpeta en la que consignan la información relacionada con su desarrollo, cronograma, presupuestos, áreas que afecta, e instructivos que ilustran la forma como deben funcionar y estandarizan su funcionamiento. Con o sin intención, las contramedidas se convirtieron en proyectos de ejecución permanente no sólo en busca de la estandarización de las mejoras, sino porque resultaron fuentes permanentes de ideas de mejoramiento.

“La mejor herramienta que enplanta no dio fue la capacidad de análisis: enfocar el problema y enfocarnos en la cusa raíz. La espina de pescado, diagrama de Pareto y las 5W+1H fueron herramientas muy valiosas para lograrlo, porque uno va un poco ciego y toma decisiones a la ligera, normalmente esa solución falla en el tiempo, pero cuando el análisis previo es concienzudo, la solución es concreta, real, se mantiene en el tiempo y se convierte en estándar. Por eso usamos permanentemente mente la espina de pescado”, explica Juan Carlos Escobar, Jefe de Producción.

Los resultados de una familia

Patricia Muñoz es ingeniera industrial, Jefe de Compras de Papelcard y principal promotora del enplanta en la empresa. Es una enamorada del Kaizen como filosofía y cultura, pues hace juego perfecto con su forma de ser: líder, carismática, motivada, creativa, positiva.

“Aquí trabajamos rico, nos amañamos”, afirma Patricia siempre con una sonrisa. El sentir es evidentemente el mismo en Retadores, equipo Kaizen conformado por Juan Carlos Escobar, Jefe de producción; Gabriel Jaime López, Jefe diseño; Luisa Fernanda Villa, Supervisora producción; Edy Moncada, Operaria de laminación; y Ramiro Alberto Álvarez, Impresor. Tal como en una familia, todos saben lo que todos, se escuchan, se ayudan, se exige la disciplina, ejercen control y se vale reprender cuando es necesario. Es así como han tenido victorias tempranas y resultados extraordinarios, tanto para la empresa como para las personas.

Comparten no sólo sus ideas, sino también sus responsabilidades, pues en Papelcard, la polivalencia es una útil realidad. Los empleados están dispuestos a aprender para mejorar o para asumir los roles necesarios con tal de no tener paros en la producción, y ello a su vez – círculo virtuoso- los hace pensar en el trabajo como un todo en el que pueden aportar desde cualquier lugar. Sin duda, una productiva labor, un peldaño no escalado en vano hacia el éxito que hoy consideran una satisfacción y motivación para continuar.

papelcard3Por ello reconocen que “el hábito, la disciplina o la estandarización, permanecer en ella es lo más difícil, hacemos revisiones sorpresa sobre las carpetas de control donde les calificamos 1 ó 5, no usamos intermedios, porque se tiene las medición o no se tiene”, explica Patricia Muñoz, quien junto con Juan Carlos, el Jefe de Producción, ejercen el control de las actividades de mejoramiento continuo.

Además se inventaron “fotomultas” como otro mecanismo de control para mantener las tres primeras S, de la metodología 5s, que aplican todos los lunes: utilización (seiri, en japonés), orden (seiton, en japonés) y limpieza (seiso, en japonés). Consisten en fotografías que se toman de lugares que no están como deberían, que se publican en las carteleras de la planta, a la vista de todos. Esto sugiere que de inmediato, los responsables directos deben hacer los cambios para bien y reportearlos, con el fin de que se vuelva a hacer una fotografía del lugar y se publique junto a la “fotomulta”, para observar el antes y el después durante algunos días. Luego se quitan de la cartelera, se conservan en una carpeta, y se dan lugar a otras en la misma cartelera.

Bases como las anteriores, les han permitido obtener logros más concretos. La primera acción con la cual empezaron a liberar tiempos, fue la aplicación de la 5s, muy conocida para todos por cuenta de Patricia Muñoz, la Jefe de Compras, quien hizo estudios en Japón sobre Kaizen.  “Uno no cree pero tener la empresa organizada, tener por dónde caminar… ahora trabajamos mucho en el orden para que todo fluya, y como se simplificaron los desplazamientos, ahorran tiempo un tiempo que destinaron a eliminar las horas extras, trabajar en innovación y evitar la contratación con terceros. Por ejemplo, crearon unas colecciones de kit de escritorio con un alto componente de diseño (carpeta, archivador, porta lápices, agenda, entre otros) y están desarrollando unas piezas para fiestas, empezando con platos preformados de cartón, para comercializar como productos con sus propios diseños o a demanda de los clientes.

Pasaron de hacer un carnét en 17 minutos a hacerlo en 1,7 minutos. “La calidad es incluso mejor porque garantizamos la calidad que tiene que ser”, dice Gabriel Jaime López, Jefe de Diseño.

Además, enplanta les ayudó a reorganizar la planta, en la cual hicieron por primera vez: señalización del piso, los estante y otros espacios, implementación de forros para mantener protegidas y limpias las máquinas, así como de “hojas de vida” de mantenimiento preventivo y manual básico para las mismas, y el uso de uniformes de seguridad cuando es necesario. También crearon un Taller de Herramientas en una habitación antes destinada como bodega, y ahora como único y central organizado inventario de las herramientas y los repuestos, cajas de herramientas en los puestos de trabajo para evitar desplazamientos, y un estante con puertas denominado “Insumos a la mano” en donde cualquier empleado puede tomar lo que necesita siempre y cuando haga registro de lo que toma, sin necesidad de buscar a un encargado para ello.

Tienen una sala Kaizen que se la “ganaron” después de reorganizar la planta, pues es resultado de un espacio obtenido. Antes se reunían en las mesas de acabado de la planta, y hoy tienen un agradable espacio exclusivo para crear.

papelcard 22

“Ya hay una disciplina de indicadores. Ya el conocimiento que tenemos de los procesos no es perceptivo, sino real: ausentismos, tiempos de ciclo, órdenes perfectas, y al final del mes revisamos indicadores. Eso no existía. Y esa disciplina es un logro. También seguimos haciendo las 5s como un ciclo incluyendo a otras áreas de la empresa”, explica el Jefe de Producción.

“Aparte de lo económico, el mejor logro con enplanta fue el compromiso, porque todos participamos. enplanta llegó de una forma muy especial pues nos guio para y tener unos conocimientos y metodologías de trabajo y con un especialista enplanta (María Fernanda Mora) demasiado bueno. Todo eso fue fundamental para obtener lo que logramos este tiempo con enplanta”, explica un operario.

Por su parte, el Jefe de Producción expresa: “En lo personal, es una experiencia importante y maravillosa porque nos permitió expresarnos en las cosas que queríamos hacer. Veíamos unas necesidades grandes de mejoramiento, pero no encontrábamos el camino correcto de cómo hacerlas. Cuando recibimos a María Fernanda (especialista enplanta). Las condiciones estaban dadas pero enplanta nos dio las herramientas y nos mostró el camino y por eso los proyectos están dados los resultados esperados. Ahora estamos ansiosos en continuar mejorando, enplanta nos tiene muy entusiasmados”.

En general, la empresa aumentó su capacidad productiva mensual, recuperó espacios para darles destinaciones útiles, y está obteniendo ahorros considerables en su cuenta de servicios públicos.  Y tal como en una familia, no están solos. El Gerente piensa que la innovación “es un principio de trabajo” y por ello cree que todos deben conocerla y practicarla, la empresa se considera una sola, y Retadores, aunque habitan la planta como una especie de élite, con uniforme especial y el nombre de su equipo por todas partes, saben que son ante todo, multiplicadores de lo que aprenden y logran, para que la estandarización también sea una realidad constante. En ese fértil contexto, han transferido su conocimiento al equipo Kaizen Soluciones Creativas, que ya da frutos, y próximamente transferirá sus conocimientos a un tercer equipo Kaizen que se conformará en el Área Comercial.

Fotografía: César Carvajal / enplanta

Leído 2471 veces
Valora este artículo
(0 votos)

Deja un comentario

Asegúrese de introducir la información requerida con la marca (*). No está permitido el Código HTML.

Nuestros aliados

Últimos Tweets

Contáctenos

Centro de Ciencia y Tecnología de Antioquia
Carrera 46 # 56 - 11, piso 15, Edificio Tecnoparque.
Medellín - Colombia
Teléfono: (+574) 444 28 72
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Galería Imágenes

Scroll to top