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Enplanta | Excelencia y Productividad en Crecimiento

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Agosto 19, 2017

Afín Farmacéutica: Kaizen llegó para quedarse

En nuestro entorno, pocas empresas tienen un trabajo constante e incremental en el Mejoramiento Continuo como Afín Farmacéutica. De la propuesta que comenzaron a desarrollar un pequeño  grupo de cinco personas en 2014 hoy tienen una estructura trasversal en constante evolución, un trabajo que llama la atención por un nivel de maduración y que resulta ejemplar para muchos otros en la Comunidad de Práctica. 

Hace tan sólo dos años ingresaba en un terreno desconocido. Por primera vez enplanta abría cupos para empresas de servicio y entre las mismas compañías aún existía incredulidad acerca de la efectividad en la implementación en este sector. Sin embargo, el compromiso desde el comienzo fue grande y de la mano del Especialista Andrés Urreta comenzaron un trabajo juicioso para reconocer y entender las herramientas buscando sacar su mayor potencial, una semilla que se sembraría en “tierra fértil”.

Talento Activo: Cumplimiento de pedidos

Para este primer año se encontraría que el alistamiento de pedidos resultaba ser un problema crítico. Como resultado de este acercamiento se aplicarían una medidas en el protocolo de realización de pedidos y el “lay out” del Centro de Distribución – CEDI. Pero más que ello se sentaron las bases metodológicas que permitirían  que los integrantes de “Talento Activo” (equipo Kaizen de 2014) recorrieran las otras ciudades donde la empresa tiene sucursales para inculcar el proceso Kaizen.

Los satisfactorios resultados obtenidos mejoraron tiempos que facilitarían  el proceso de facturación, las mejoras en los puestos de trabajo y en la dinámica de la compañía permitirían que el temor del comienzo se convirtiera en un entusiasmo unánime. Igualmente se comenzaría una transformación profunda de los espacios como el Contact Center, Centro Logístico  - CenLog y el Centro de Distribución – CEDI y se hizo necesario abrir un espacio para trabajar los procesos de innovación y mejoramiento. Actualmente lo que era antes una bodega se ha transformado en una sala con todas las garantías para facilitar la realización y el desarrollo de herramientas para el aprendizaje y el análisis de problemas (la llaman “Salón de Conocimiento” o "Salón Innovi").   

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“Talento Activo” actualmente mantiene su trabajo con nuevos ciclos de Mejoramiento sobre las problemáticas atacadas. El Mejoramento Continuo fue tomado en serio desde el comienzo fundamentando las nuevas propuestas sobre la evolución de este grupo pionero.

Hacer posible lo imposible: Organización de estanterías

foto204Para 2015 se apelaría de nuevo a una lluvia de ideas para buscar oportunidades de mejora sobre las bases antes desarrolladas. Fue entonces cuando se dieron cuenta que frecuentemente los retrasos en los pedidos se debían a la no disponibilidad en estantería. La organización de estos espacios de abastecimiento sería el tema a trabajar.

Paralelo a esto, el despliegue de la nueva cultura organizacional en diferentes áreas continuaba su evolución enmarcándose en un nuevo modelo de acompañamiento horizontal. Este cambio, en el que se vincularían formadores de diferentes áreas (pacientes, abastecimiento y distribución), requirió un trabajo diario en la búsqueda de análisis que permitieran una implementación efectiva.

Debido a este nivel de apropiación, enplanta fijaría sus ojos en Afín para multiplicar el mensaje en diferentes empresas. Es así como integrantes de los equipos de Mejoramiento han sido invitados a diferentes estrategias de intercambio de aprendizajes como Caso de Éxito, Estrella Kaizen e Interacción de Conocimiento. Pero más allá de eso, sus participaciones en cada uno de los eventos  es activa, puntual y con una presentación impecable lo que demuestra su compromiso con la metodología y el Programa en sí.

foto205Gracias a esta constancia, en 2015 el grupo de facilitadores de Afín Farmacéutica sería designado como uno de los diez mejores del año. Por esta razón Sandra Vásquez los representaría en la tercera Misión enplanta en 2016. Para ella este reconocimiento, así como cada uno de los otros recibidos, “han representado una motivación y han permitido que el trabajo de un grupo pequeño se multiplique para poder impactar a muchas áreas de la empresa”.   

La experiencia de Sandra en Japón sería transferida a sus compañeros mediante un proceso de socialización pero, sobre todo, en las actividades alrededor del tema de Mejoramiento emprendidas por ella como parte del equipo. Fue una oportunidad para compararse con los mejores y ver oportunidades pero también para valorar las virtudes de su proceso como la  gestión visual, espacios de trabajo o el apoyo de las gerencias.

foto207Así, conforme se avanzaba en el afinamiento de los procesos técnicos y la intervención en la infraestructura, se seguía dando paso a la transformación cultural mediante el desarrollo de talleres internos, la participación de diferentes integrantes en los propuestos por enplanta a lo largo de estos años y el uso de herramientas didácticas (como Sensei o Picking).

Pedidos perfectos

Ese deseo insaciable por mejorar ahora ha enrutado a Afín hacia la perfección. Por cinco años había llevado a cabo un seguimiento de los niveles de satisfacción (tanto para AFI como para Pharmaseven) y aunque éstos se encontraban altamente calificados, la implementación del Departamento de Operaciones y Logística (a comienzos de 2016) en el marco de su trabajo con enplanta, llevaba a exigirse aún más.  

afin206Así nace el concepto de “Pedidos Perfectos”, pedidos que se miden a partir de cinco variables: resultados, calidad, cantidad, tiempo y documentación. En otras palabras, en los que el cliente no tiene razón para estar insatisfecho gracias a que todos los procesos funcionaron efectivamente generando entregas completas, oportunas, con la documentación exigida y en perfectas condiciones de calidad. Sin duda un reto en el que todas las partes que exige un compromiso del cien por ciento, de alguna manera  una excusa para poner a prueba un trabajo transversal y sistémico lo que exige tener una construcción colectiva.

“Al llegar me encuentro que hay un trabajo en la metodología, una disciplina que ya venía con un rodaje por lo que decidí aprovecharla en nuevos aprendizajes y conexiones.”, dice José Manuel Correa, Especialista enplanta, que ahora los acompaña y quien focaliza su trabajo en aportar su larga experiencia como consultor para resolver problemas normales en la aplicación de este tipo de iniciativas.

afin2012Este proyecto le permitió identificar en los tiempos de entrega la principal causa de insatisfacción. Es decir, los dos procesos adelantados anteriormente requerían soportaban, de alguna manera, la solución a este por eso mantuvieron y profundizaron las medidas buscando tener siempre niveles adecuados en cuando a cantidad, calidad y registro documental.

Como resultado de este proceso para alcanzar “pedidos perfectos” se crearía el cargo de optimización de procesos, ahora en cabeza de Fabián Gutiérrez quien en este caso a dirigido sus esfuerzos en el desarrollo de un Sistema de Información Geográfico, propuesta única en el sector que permite enrutar, zonificar y generar trazabilidad sobre los proceso de entrega con el fin de hacerlos más efectivos. En cada etapa de mejora el grupo de Tecnología de la empresa ha jugado un papel fundamental desarrollando diferentes herramientas hechas a la medida o adquiriendo plataformas que responden a las necesidades.

Innovi: Innovación en acción

Parte de todo este trabajo coordinado se encuentra expresado en Innovi, una plataforma en el que se centran todas las iniciativas de innovación y Mejoramiento a partir de cuatro sistemas: 5S, Reconocimientos, Capacitación y Mejora.

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A través de estos se coordinan las nuevas ideas facilitando su análisis, en total han sido 132 ideas propuestas de las cuales ya han sido reconocidas 58. Igualmente, con la Escuela de Administración de la Universidad EAFIT trabajando proyectos de gestión del conocimiento e innovación.

afin2011Hoy 21 personas hacen parte de los tres equipos de Mejoramiento que semanalmente jalona este proceso en Afín. Ahora los reconocimientos se hacen de una forma lógica y justa, así fue como se eligieron a ocho compañeros para capacitaciones en los Estados Unidos y se incentivaron a quienes dieron las primeras ideas.

Tan sólo el comienzo

Para muchas organizaciones el nivel de mejora alcanzado aquí tomaría años en alcanzarse. José Manuel Correa esboza las razones por las que el trabajo de Afín es ejemplar: “Aquí se juntan los factores más relevantes para garantizar una buena implementación: liderazgo con convicción, conformación de equipos interdisciplinarios con el compromiso  de cada uno de los miembros al mismo nivel, apertura al conocimiento con humildad y el desarrollo de elementos de Mejora Continua e innovación.”

afin209Estos tres años de aprendizajes en los que  tres Especialistas asignados por el Programa (Andrés Urreta, Beatriz Escobar y José Manuel Correa) han dejado su impronta en una organización ávida de nuevo conocimiento. Liced Heredia, líder del proceso, reconoce en esta variedad de miradas ha sido enriquecedor. Cada uno de ellos ha ofrecido una manera diferente de abordar la metodología desde el punto de desarrollo en el que se encuentre la empresa: conocer las herramientas, fortalecer el modelo horizontal y profundizar medidas para convertirlas en un sistema. 

El espacio de trabajo para diferentes áreas de trabajo se ha optimizado las funciones y el área de Tecnología ha desarrollado aplicativos hechos a la medida para realizar seguimientos de inventarios y pedidos desde la llegada hasta la entrega final en al cliente.  

Los buenos resultados han acabado con los señalamientos, ya no se juzga a los demás. Ahora se trabaja en equipo pues han entendido lo que hace el otro, se han concientizado que el crecimiento del equipo beneficia a todos y que se es responsable de un proceso y no de un área. Este trabajo le ha permitido a la compañía entender y poner en práctica la teoría, llevar a que el Mejoramiento sea más que presentaciones para vivirse en la rutina diaria.

afin2015Claro, Kaizen ha implementado una metodología ha impulsado cambios estructurales profundos sin embargo la transformación más dramática se vive en los seres humanos. Este trabajo ha impactado de forma real y tangible a las personas quienes hoy reconocen ser más críticos y proactivos para generar oportunidades de mejora dentro de la compañía y en su vida diaria. Juan Carlos Tabares es un ejemplo de ello, él pasaría de trabajar en logística repartiendo pedidos a los clientes a hoy convertirse en un auxiliar en el Centro de Distribución – CEDI. Tabares reconoce que gracias a Kaizen ha aumentado su conocimiento lo que lo ha impulsado a ser mejor, por eso hoy agradece  a la empresa estas oportunidades y se compromete cada día  trabajando en uno de los equipos de Mejoramiento de la organización

La aplicación de 5S los ha hecho más organizados y, en general, se ha generado una cultura de pensar que todo puede mejorar. Catalina Zapata trabaja en el Contact Center y hace parte activa de los grupos de mejoramiento desde 2015 y aunque al comienzo pensaba que era algo estresante tantos conceptos nuevos, hoy no duda en reconocer que Kaizen les ha traído orden y disciplina: “Aprendimos que no hay fin, siempre hay un objetivo mejor pues aunque creamos que todo es perfecto hay cosas por mejorar”, dice como quien repite un mantra.

afin2014Pero para llegar a este punto se ha requerido de voluntad y esfuerzo, el que puede medirse en horas de esfuerzo de los colaboradores y un apoyo de cada una de las áreas de la organización. El gerente de la Unidad de Distribución Jorge Andrés Sánchez no duda en decir que “la empresa invierte tiempos en los grupos para que lo que hagan sea importante, por eso hoy el sistema tiene visibilidad y se complementan cuando se necesita conocimiento nuevo.”

Ahora, en Afín Farmacéutica el sentido de pertenencia está en el ADN de cada uno, es una organización motivada, con método, compromiso, disciplina y mentalidad abierta al cambio. Parte de este éxito se debe al involucramiento de cada una de las gerencias, en cabeza de Alejandro Correa como gerente general, pues ahora son ellos los formadores de la cultura y los encargados de garantizar que este trabajo se encuentre enquistado en la estrategia corporativa. Este trabajo es complementado poro el apoyo de los integrantes de Talento Activo, quienes siguen teniendo un rol preponderante en la organización.

“El elemento del gerente y su apoyo es fundamental para que esto avance. No es común encontrar una cabeza de la organización tan comprometida, pero cuando se encuentra los resultados saltan a la vista”, reconoce el Especialista enplanta José Manuel Correa.

Sin embargo Alejandro Correa, lejos de protagonismos, expresa con voz emocionada su agradecimiento a su equipo pues son ellos quienes realmente han empujado este proceso. Por eso, no duda en señalar que lo más valioso que ha ocurrido en su empresa es el mejorar la calidad de vida de las personas que trabajan en ella, un objetivo que trasciende las paredes de sus instalaciones y busca vincular a clientes y proveedores. Un trabajo honesto que se respalda desde una visión de responsabilidad social empresarial sustentada en la legalidad, la integridad y la innovación para el bien del cliente.

Sí, sin duda se ha hecho mucho pero la organización ahora quiere aplicar Kaizen en cada esquina, en cada proceso. Para el Especialista José Manuel Correa, ella ya está preparada para asumir los nuevos retos profundizando en su proceso de innovación lo que la llevará a ser una empresa de Categoría Mundial porque como repite desde hace tres años Alejandro Correa a cada uno de sus compañeros: “En Grupo Afín Farmacéutica el Kaizen llegó para quedarse”.

Fotografía: Alejandro Sarabia - César Carvajal / enplanta. Cortesía Grupo Afín Farmacéutica.

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